3. IT
Begreppet "IT" eller "informationsteknik" har nu blivit en självklar
del av det allmänna språkbruket. Det är däremot långt ifrån självklart eller
entydigt vad begreppet står för. Vi kan initiellt komma överens om att det handlar i
stor utsträckning om tekniker att överföra information. Men även om t. ex boken och
tidningen representerar i hög grad en sorts informationsteknik, så räknas de inte
främst inom den moderna betydelsen av informationsteknik. I huvudsak rör den moderna
betydelsen av IT om datorer och telekommunikation. Man kan urskilja en avgörande fas i
informationsteknikens utveckling som främst kännetecknas av att de tidigare analoga
systemen alltmer kommit att ersättas av starkare och mer tillförlitliga digitala system.
I en digital process översätts information i form av text, bilder eller ljud till det
digitala språk (siffror) som används i datorer.(Åström:1998)
Vad står IT-begreppet för idag? IT-kommissionen ger följande försök till definition i
sitt arbetsprogram:
Informationsteknik, IT, är ett vitt begrepp som används
för teknik för att samla in, överföra, lagra, bearbeta och
presentera ljud, bild och text i stora mängder oberoende
av avståndet. IT är en kombination av datorer och telekommunikation,
ett äktenskap mellan mikroprocessorn
och telefonen (SOU 1995:68).
Som synes är denna definition tämligen vag och oklar, men detta är mer ett uttryck för
ett begrepp som har genomgått och genomgår förändringar i takt med en teknisk
utveckling. Enligt Svenska Akademins ordlista så definieras informationsteknik som;
förk. IT utnyttjande av datorer och Internet för informationshantering.(Svenska
Akademien:1998)
Om vi ser till den definition som nämns i Linköping kommuns IT-program så ser vi klara
likheter med IT-kommissionens definition:
Informationsteknik (IT) är ett samlingsbegrepp för olika tekniker som används för
att skapa, lagra, bearbeta, överföra och presentera ljud, text och bild.
(Linköpings kommun:1996:IT-program för Linköpings kommun)
Att föra en diskussion kring begreppets innebörd kan tyckas vara mindre viktigt, men
faktum är att vad man sätter i betydelsen när man använder begreppet IT är viktigt
för hur informationstekniken sedan införs och nyttjas. Eva Joelsson påvisar uttryckets
svårhanterlighet. Vid oklarheter ser hon att hon kan använda IT-programmets definition.
En detalj som hon gärna vill ha med är att IT även har med metoder som
används där de mer tekniska IT-medlen ingår. Eje Karlsson ser även ett bekymmer med
begreppets vaghet. Det grundar för att man pratar förbi varandra, "det gör vi
relativt frekvent". Roland Videsäter ser hur begreppet har och kommer expandera. I
LKDATAs roll som leverantör och konsult till kommunen menar han att de måste vara klara
i sina innebörder av begreppen.
Om vi ser den funktion IT har för de tre så ser Eva Joelsson att det är teknikens
kommunikativa egenskaper som är en oerhört viktig bit. Hon har i det hänseendet använt
IT som ett medel för kommunikation, men även som medel att erhålla information. Under
valarbetet var just dessa aspekter värdefulla för henne. För Eje Karlsson har IT
främst funktionen i att det är "ett hjälpmedel som gör det möjligt att göra en
massa andra saker". Detta synsätt vill han få den enskilde
politikern/tjänstemannen att se. Tekniken kring IT är inte det som sätter gränser,
utan det är de inbyggda kulturmönster som finns inom främst politiker- och
tjänstemannakårer som sätter gränser. IT är för Eje i mångt och mycket en
kulturyttring. Roland Videsäter ser ITs funktion utifrån vissa vinklar. Dels har det en
administrativ funktion, dels en kommunikativ funktion, men även en managementfunktion
genom att man från LKDATAs sida även vill framhålla informationens värde för
verksamheter .
3.1 IT och kommunen
"Offentlig förvaltning bör vara ett föredöme som IT-användare. Den
offentliga förvaltningen skall utnyttja IT för att effektivisera verksamheterna och ge
god service till företag och medborgare." kan vi läsa i regeringens
IT-propositition "Åtgärder för att bredda och utveckla användningen av
informationsteknik" (1996) (se Segerlund:1997:16). Även IT-kommissionen framhåller
redan i sitt arbetsprogram för 1995-96 att kommunerna har ett ansvar för att den
kommunala förvaltningen i ökad utsträckning utnyttjar IT som ett led i att öka
effektiviteten, men också för att öka kommunmedborgarnas möjligheter till insyn.
(Segerlund:1997:18f)
Informationsteknik används idag inom olika typer av verksamheter inom kommuner. De allt
större ekonomiska krav som sätts på ökad kostnadseffektivitet i många kommunala
verksamheter har lett till att man prövar nya organisatoriska former, och detta kopplas
även till att man inför nya IT-system. Stora förhoppningar ställs till att användning
av IT skall både förbättra och göra verksamheten mer kostnadseffektiv.
Informationstekniken kan spela en viktig roll för att förverkliga valda styr- och
organisationsformer. De IT-system som finns kan å andra sidan utgöra hinder för att
övergå till nya organisationslösningar. (Goldkuhl:1998)
Linköping tillhör enligt deras egen utsago en av de kommuner som satsar hårdast på IT.
Kommunens IT-program bygger på tre viktiga grundfundament, nämligen vad kommunen kan
göra i den egna organisationen, vad kommunen skall göra tillsammans med andra samt vad
kommunen kan få andra att göra genom olika initiativ. Strategin är att Linköpings
kommun skall medverka till att bygga upp en komplett infrastruktur för IT genom att
eteblera eget nät med koppling till övriga inom och utom kommunen
(se:http://www.linkoping.se/naringsliv/fakta/itInfrastruk.asp (1998-11-30).
Hösten 1995 togs det första nya fiberoptiska nätet för data- och telekommunikation i
bruk i Linköping. Kommunen har investerat i nätet via det kommunala bolaget Tekniska
Verken. För kommunen blev det billigare att hyra av sitt eget bolag än att anlita Telias
eller annan operatörs kablar. Dessutom kunde man påverka nätdragningen så
infrastrukturen nådde kommunens enheter på ett effektivt sätt. (LKDATA Nytt
:1997:1)
Vid studie av datorer och IT-system är det nu vid
årskiftet 1998/1999 närmast ofrånkomligt att inte ta upp diskussioner och problem som
rör processorers och databasers datumhantering. För att en datoriserad process (som
sedan givetvis kan ingå i andra mekaniska eller analoga system) ska "förstå"
var och när vissa handlingar görs, ska göras eller har gjorts, behöver den en
uppfattning om "tid". För att lösa detta använde man datumspråk. Vad som nu
uppdagats är att detta sätt inte logiskt klarar en övergång från år 1999 till år
2000. När vi vanligtvis refererar till år 1998 så räcker det oftast med att säga
"98", och det framgår av konversationens kontext vilket år det gäller. Om vi
pratar om något som hänt oss själva är det ytterst troligt att "98" avser
1998, pratar vi däremot om Englands expansionplaner i Afrika så handlar "98"
troligtvis om 1898. För datorer är inte detta självklart. Den kontext datorer och
databaser är uppbyggda kring är dess konstruktion. Datasystem har varit konstruerade att
se datum som numeriskt värde bestående av sex siffror. Dessa siffrors värde ökar med
varje dag, 980105 är större än 980104 osv. Det här systemets logik misslyckas när
991231 övergår till 000101 (1januari år 2000), dess värde är lägre än det förra.
Systemet är inte byggt att förstå att exempel 991231 har 19 som första del, lika lite
som det förstår att 000101 har 20 som första del. År 1999 och vissa datum däri skapar
även problem eftersom '99' har använts i äldre programmeringsspråk som kod för att
programmet till exempel ska avstanna eller börja om. (Fenner:1997:62f)
Säkerhetsaspekten vid Linköpings kommuns IT-arbete berörs av denna problematik.
Framförallt gäller det de administrativa systemen som används vid förvaltingsärenden
och den kommunikativa basen. Hur man behandlar dessa frågor inom kommunen får
konsekvenser för, och är en del av kommunens "IT-tänkande" och är därför
viktigt för denna uppsats.
I Statskontorets studie (enkät utskickade i maj 1997) av myndigheterna och
informationssystemen (1997:9) använder de en illustrering som visar var i arbetet med
problematiken kring år 2000 varje myndighet befinner sig.
Var på skalan de olika myndigheterna uppfattas vara beror på ett antal frågor som
ställts samt vilka olika kategorier av informationssystem som prioriteras. Generellt har
man indelat de olika systemen i administrativa , tekniska , verksamhetsstödjande
, gränssnitt mot andra samt plattform/IT-infrastruktur . I
Statskontorets studie hade de administrativa och verksamhetstödjande systemen haft högst
prioritet bland myndigheter. Den låga prioriteringen av tekniska system ansågs av
Statskontoret som ett större problem. Tekniska system med inbäddad teknik används inom
många områden i samhället, t ex inom flyftrafikledning, eldistribution,
försörjningssystem för energi och vatten. I dessa tekniska system finns ofta delsystem
och komponenter inbäddade utan att brukaren har kännedom om datumhanteringen i produkten
(Statskontoret:1997:39).
En uppföljande enkät från Statskontoret skickades ut i november 1997 och i den
delrapporten framkommer att arbetet med 2000-problematiken framskridit till en mer positiv
bild (Statskontoret:1998). Dock är fortfarande de tekniska systemen underprioriterade.
Man har även noterat krav på ökade resurser i fråga om arbetskraft och finansiella
kostnader. De hade närmast fördubblats på ett halvår (Statskontoret:1998:6).
Svenska Kommunförbundet har i november 1998 utskickat en enkät med frågor kring
förberedelser inför milleniumskiftet i kommuner. Kommunförbundet ville veta;
-var kommunen befinner sig i förberedelsearbetet,
-situationen både för egen drift och de kommunala bolagen,
-hur långt man bedömer att kommunen själv och/eller de kommunala bolagen i genomsnittt
har hunnit med att anpassa inbäddade och övriga datumrelaterade system.
Den modell som man använder liknar i stort den modell Statskontoret utformat (se ovan),
men där Djupanalys och Planering sammanfaller i "Planering av
åtgärder/analys" samt Åtgärder och Tester skiljs åt i fas.
Linköpings kommun har den 15 november 1998, gett sina svar på enkätens frågor som är
indelad i tre områden, A - C (Linköpings kommun:1998:Frågor inför 2000-arbetet).
Enkätens utformning kan ses i bilaga B.
[A]
Elförsörjning , Fjärrvärme , Vatten och Avlopp
samt Tekniska system i fastigheter bedöms vara i fas 4. I stort handlar det
om programvaror som styr olika reglersystem. I detta räknas även inbäddade system, t ex
ställverk, transformatorer (el), mottagarutrustning (fjärr), pumpar, givare (vatten),
hissar, larm, fläktar (fastigheter).
Vård och omsorg med medicinsk-teknisk utrustning, brandlarm, trygehetslarm
och kommunikationsutrustning bedöms olika. En del ses i Fas 2 (inventering) samt en del
ses i Fas 5 (tester genomförs). Det är oklart vilka system som har till respektive
faskategori.
Räddningstjänsten med olika larm, övervakningssystem, fordon,
automatsläckningssystem befinner sig i Fas 3 (planering/åtgärder/analys).
Telefoni , telefonväxlar med tillhörande kringutrustning, bedöms som klart
(Fas 6).
Om vi ser till de mer öppna systemen som mer har med programvara och plattformar så blir
bilden:
Administrativa och verksamhetsstödjande system som diarie/ärendehantering,
e-post, löne-, ekonomi-, personal-, och äldreomsorgssystem, så bedöms de vara i Fas 4
(åtgärder genomförs).
Plattform/IT-Infrastruktur vari PC, operativsystem, lokala nätverk, servrar,
routrar ingår, så ses även de i Fas 4.
Datautbyte mellan egna system , dvs de integrationer som görs mellan olika
system, exempelvis mellan ekonomi- och lönesystem befinner sig i Fas 4. Datautbyte
mot externa system , andra organistaioner, myndigheter etc såsom
betalningsrutiner, folkbokföring, och informtationsutbyte även i Fas 4.
[B]
Linköpings kommun som är organiserat efter en beställer-utförarmodell har enligt lag
ansvar över en del områden men som sedan sköts genom avtal med entreprenörer
(utförare). Kommunledningskontoret ger i rapporten sin bedömning över läget
bland sådana entreprenader . Enligt kommunledningskontoret har de inte fått
information från ansvariga inom entreprenörer som jobbar med boende för äldre,
funktionshindrade och psykiskt sjuka, samt de entreprenader som hanterar avfall,
sophantering, skolor och fritidsanläggningar.
[C]
Vad gäller krisorganisation och planering inom anvarigt huvudorgan,
kommunstyrelsen, så har man gett "2000-projektet" ett formellt uppdrag. Inga
åtgärder har vidtagits beträffande kris-och beredskapsplaner, inklusive avbrottsplaner
och reservrutiner. Arbets- och jourplan för bemanning vid årsskiftet 1999 till år 2000
planeras för 1999, samt ingen krisgrupp eller beredskap för kommunstyrelsen vid
millenieskiftet har instiftats, dock planeras för 1999.
Om vi ser till den sammanställning av kommunförbundets enkät, där 236 av 289 kommuner
har svarat, kan vi se vid en jämförelse mellan Östergötlands län gentemot medelvärde
för alla län sammanräknade (ett nationellt medelvärde), att det främst är under
C-delen som en markant skillnad finns (Svenska kommunförbundet:Enkät 2000). Nu gäller
dessa värden alla deltagande kommuner inom länet, och inte Linköping i synnerhet, men
vi kan se i svaren som Linköping kommun givit under C-delen att tendensen understöds.
Värden i kommunförbundets sammanställning sätts utifrån modellens fasskeden, fas 1
till fas 6. Medelvärde för C-delen nationellt ligger runt 3 på alla C-frågor, men där
frågor C2 och C3 (se enkät) i Östergötlands län har värde 1 respektive 0,75. På
samma frågor i Linköpings fall framkommer att inga åtgärder tagits beträffande kris-
och beredskapsplaner, samt arbets- och jourplan i bemanning saknas. Enligt Eva Joelsson
åligger det Räddingsnämndens ansvar och tillägger; "Det är väl det de ska
planera under året och vad som ska görs just då..."(Joelsson).
Om vi går in närmare på Linköpins kommuns uppmärksamhet på 2000-problematiken så
startades förberedelserna i slutet av 1995. Första delprojektet inför millenniumskiftet
var att kartlägga alla system inom Linköpings kommun. Andra delprojektet var att
analysera systemen. Linköpings kommun har över 120 system och 50 leverantörer av
programvaror inom IT-området. LKDATA har fått uppdraget att följa upp att svar lämnas
från alla leverantörer och dels att föreslagna åtgärder genomföres. (Linköpings
kommun:1998:Uppföljning av kommunens IT-system inför millenniumskiftet)
Angående de inbäddade systemen finns en missuppfattning inom organisationen. De flesta
tror att det åligger IT-gruppernas ansvar. Som Eje säger har IT i sig inget att göra
med 2000-problematiken, annat med de delar som har med rena ADB-system att göra.
Det är upp till varje systemägare att se till att system och programvaror åtgärdas
där sedan kommunstyrelsen har uppsiktsplikt. Intranätet LinWeb har tillräcklig
information där alla systemägare inom kommunen kan se vad, när och hur.
Från LKDATAS sida, som har ålagts ett ansvar, ser man att systemägarbegeppet är
våldsamt viktigt. Känner att det är otydligt hos delar av koncernen. Det är den som
tillfullo har ansvar för systemet. Drift och underhåll kan sedan läggas ut till
säljare/leverantörer. Systemägare skiljs mot systemförvaltare. Systemägarfunktion är
enligt Roland väsentlig genom att den klart uttrycker ansvar, funktion och struktur.
Finns det flera enheter som delar system ses en systemägare ut strikt. Denna syn på
otydligheten vad gäller systemägarna understryks även hos Eje där han ser att
systemägarna inte riktigt har förstått att man måste göra en del åtgärder vad
gäller 2000-problematiken.
Kommunen ansluter sig till IT-kommissionens definition av en
"sekelskiftessäker" produkt (Linköpings kommun:1998:Sekelskiftesproblematik
med IT):
Med "sekelskiftessäker" menas att produkten, när den används såväl före
som skälig tid efter sekelskiftet enligt produktdokumentationen, kan med bibehållen
funktionalitet lagra, bearbeta, lämna och ta emot datum och tidsangivelser för såväl
1900-talet som 2000-talet.
Det innebär
att sekelskiftet inte ska orsaka driftstörningar för produkten
att produkten hanterar år 2000 som skottår.
Arbetet med att säkra alla programvaror och IT-plattformar kommer att fördjupas under
1999. De administrativa och verksamhetssödjande systemen förväntas klaras med
hänvisning till "sekelskiftessäker" produkt. Som framkom ovan kommer
krisorganisationen ses över med Räddningsnämnden som organ. Angående de tekniska
inbäddade systemen som egentligen åligger bolagen och entreprenadenheter kommer det
enligt Eje att vara viktigt för kommunledningen att hålla ett vakande öga, eftersom det
till syvende sist kommer vara kommunledningen som får stå till svars om något utöver
det förväntade inträffar.
|