4. IT-strategier och program

När kommunen genomförde omorganisation enligt beställar-/utförarmodell fastställdes en ADB-strategi. På grund av oklarheter med nämnda ADB-strategi tillsattes under hösten 1994 en styrgrupp med uppgift att samordna olika aktiviteter inom ADB-området. Snart kom dess uppgifter att övergripa hela IT-området och inte ADB specifikt. Kommunstyrelsen tillsatte även under hösten 1994 en politisk ledningsgrupp med uppgift att för kommunstyrelsens räkning samla insatser kring och leda arbetet med IT.(Linköpings kommun:1998:Linköpings kommuns IT-satsning)

Kommunens politiska ledningsgrupp leds av kommunfullmäktiges ordförande Eva Joelsson. "Gruppen skall ta initiativ till att med IT skapa goda förutsättningar för etablering av ny verksamhet och medverka till att utveckla, förnya och förändra verksamhet i företag och kommunen" (Linköpings kommun:1998:Linköpings kommuns IT-satsning). Till denna ledningsgrupp knyts den ovan nämnda Styrgruppen som under sina uppgifter har att "samordna arbetet med IT, hålla ihop olika IT-projekt inom hela kommunsektorn samt initiera insatser tillsammans med andra intressenter" (ibid). Gruppen består av representanter inom kommunledningskontoret, Produktionen, Konsult & Service samt sociala förvaltningen.



4.1 IT-program

Kommuners organisation av IT sker till viss del genom särskilt formulerade IT-strategier, IT-policies etc. Framtagande av en IT-strategi görs ofta vid sidan av den löpande planeringen av verksamheten. För att kunna fastställa en IT-strategi bör verksamhetens mål vara tydliga och förankrade. IT-strategin anknyter lämpligtvis till dessa mål och fastställer vad som måste göras för att målen skall realiseras. Ett vanligt tidsperspektiv är tre till fem år. En IT-strategi kan användas för att överbrygga klyftan mellan verksamhetens ledning och IT-ansvariga. En förutsättning för att kunna använda IT som ett verktyg för förnyelse är att dessa båda parter kan kommunicera. Ledningen behöver skaffa sig grundläggande förståelse för vad IT är och vad det kan användas till, och IT-specialisterna måste uttrycka sig så att andra kan förstå. När sådana hinder har övervunnits är det verksamhetsledningens uppgift att fokusera på kopplingen mellan IT och verksamhetens mål och strategier (Goldkuhl:1998).

IT-strategierna skiljer sig ibland mycket åt, men en del komponenter återkommer, bl.a. följande (Håkansson:1996:17):

Organisation.
Inköpspolicy.
Infrastruktur.
Teknisk kapacitet och behov.
Kompetens.
Säkerhet.
Sektorsfrågor och specifika projektområden.
Samarbete.
Handlingsplan.

I samtliga strategier betonas betydelsen av att bygga upp IT-kompetensen inom kommunen. Många små kommuner uttrycker en oro över att vara i beroendeställning till en rad leverantörer och interna nyckelpersoner, ett beroende som man vill komma ifrån genom att höja IT-kompetensen.

I Linköpings kommun finner vi utarbetade IT-strategier, som i deras fall benämns som IT-visioner och IT-program. De komponenter Håkansson tar upp återfinns även i Linköping kommuns IT-program. Låt oss först ta del av programmets historik och del av dess innehåll.

Vi kan identifiera fyra tidsperioder för IT-programmets utveckling.
Första period fram till 30 maj 1995 då den initiella IT-visionen antogs av Kommunfullmäktige. Andra period fram till 26 november 1996 då IT-visionen genomgick en revidering och bytte namn till IT-program. Tredje period mellan revidering till ytterligare förslag till revidering den 31 augusti 1998. Slutligen den fjärde perioden vari kommunen befinner sig i nu (december 1998) samt idéer om framtida program. Det är i huvudsak kring tredje och fjärde tidsperiod som denna studie kretsar. De respondenter som ingått i studien har valts med utgångspunkt att de har varit eller är verksamma inom IT-organisationen under dessa två tidsperioder.

Basen för kommunens arbete med IT kom i och med Ledningsgruppens formulering av en IT-vision. Denna första IT-vision antogs av kommunfullmäktige den 30 maj 1995. Efter detta reviderades och konkretiserades visionen till att anta formen av det första IT-programmet för IT. IT- visionen, numera IT-program för Linköpings kommun, kompletterades med en IT-policy. Strategidelen blev under varje punkt kompletterad med redovisning av erforderliga åtgärder, ansvar, förväntade effekter och förutsättingar. Programmet innehåller också uppgifter om organisation, infrastruktur, kompetensutveckling samt säkerhet. Kommunfullmäktige beslutande den 26 november 1996 att fastställa organisation samt anta vison och strategi enligt kommunstyrelsens förslag till IT-program. (Linköpings kommun:1996:IT-program för kommunen)

Programmet bygger i huvudsak på tre fundament;
vad kommunen skall göra i den egna organisationen,
vad kommunen tänker göra tillsammans med andra,
vad kommunen kan få andra att göra genom olika initiativ.
(Linköpings kommun:1998:Linköpings kommuns IT-satsning)

I en skrivelse daterad 31 augusti 1998, lämnar Ledningsgruppen ett förslag till reviderat IT-program som varit på remiss. Ledningsgruppen anser att statusen på IT-programmet behöver diskuteras innan det tas fram till beslut. De anser vidare att remissarbetet inte ger anledning till att göra förändringar av förslaget. Ledningsgruppen förordar att IT-programmet hanteras så att frågor som gäller mål beslutas av kommunfullmäktige medan frågor om vision, policy och åtgärder behandlas av kommunstyrelsen.(Linköpings kommun:1998:IT-program) Kommunstyrelsen får här en ny roll och övertar Ledningsgruppens arbeter (mer om detta under 5.1.1 IT-organ).

Om vi ser till den sammanställning av remissvar som framförallt nämnder och styrelser lämnade på det nya förslaget, finner vi främst krav på mer resurser för att klara programmets åtgärdsplaner och visioner. Bildningsnämnden som har främst gymnasieskolor under sitt paraply vänder sig mot programmets alltför specifika detaljanvisaningar. De vill ha mer generella anvisningar samt att detaljanvisningar ibland strider mot skolförfattningarna. Tekniska nämnden och Samhällsbyggnadsutskottet har synpunkter på programmets språkliga utformning samt att det därigenom är abstrakt och oklart i formuleringar. Kommunens Revisorer adresserar säkerhetsfrågor som behöver uppmärksammas mer. Konsultstyrelsen tillstyrker förslaget. Intressant är att Produktionen avstår från att yttra sig över programförslaget med hänvisning till beställar-utförarkonceptet och beställarnämndernas uppgift att formulera krav och avsätta resurser.(Linköpings kommun:1998:IT-program). Här ser vi klart den innebörd beställar-utförarmodellen får när man från kommunens ledning avser att skapa eller införa policys som ska täcka hela kommunens ansvarsområden, men där kommunens funktionsorganisation (beställar/utförare) ställer vissa svårigheter.
I IT-programmet står det även att; "Respektive nämnd/styrelse och enhet ansvarar för att IT-programmet efterlevs.Respektive nämnd skall varje år i samband med verksamhetsplanering och budget redovisa åtgärder och planer för att öka användningen av IT." (Linköpings kommun:1996:IT-program för Linköpings kommun)



4.2 IT-programmet och formulering

Förståelse av regler, normer och andra förutsättningar, som är giltiga för kommunal verksamhet, är avgörande för att åstadkomma goda system. Kravspecifikationen måste vara så genomskinlig och kommunicerbar att beslutsfattare, kravställare och brukare skall kunna förstå och bedöma det framtida IT-systemets funktionalitet samt systemets effekter och nytta i verksamheten. (Goldkuhl:1998)

Informationskvalitet är ett behjälpligt begrepp som används när man uppmärksammar den kvalitet information har för både den producerande och användande parten av informationen. Särkilt är detta att beakta med information som används inom myndigheter och förvaltningar, där informationen måste vara tillförlitlig, relevant och klart definierad så att fel i behandlingar av ärenden på grund av felaktig information undviks. (RRV:1990:17). Informationskvaliteten är att beakta dels vid utformning av IT-program, men även i hur man inom kommunen änvänder begrepp inom IT-området. Som framkom i kapitel 3 finns det fler än en innebörd som används för grundbegreppet IT exempelvis.

Programmet har fått kritik för sitt tekniska innehåll och beskrivning (se 4.1.1 Revidering), och Eva Joelsson säger att programmet i sin utformning har sina brister. Dock vill hon påpeka att programmets främsta syfte har varit ett basarbete med att få en plattform för IT. Först nät-infrastruktur, därefter standard på datorer, därefter standard på programvaror. Allt för att få en kommunikativ teknisk bas.





4.3 IT-programmets mål och syfte

I det IT-program som varit gällande sedan revidering 26 november 1996 kan vi läsa under IT-vision att:

IT skall användas för att stärka demokratin, främja ökad konkurrensförmåga, positiv ekonomisk tillväxt och höjd livskvalitet.

IT skall användas för en effektiv privat och kommunal verksamhet.

IT skall användas i undervisning, vid förmedling av information, i företagsverksamhet och vid nyetablering av verksamheter.

IT skall användas där den tillför ett mervärde.

IT skall vara enkel, självförklarande och säker att använda.

IT skall vara tillgänglig alla tider på dygnet.

Om vi ser till det förslag till revidering som behandlats under hösten 1998 kan vi under samma rubrik "IT-vision" finna (Linköpings kommun:1998:IT-program):

IT skall användas för att stärka demokratin och medverka till en effektiv och rationell kommunal verksamhet bl a genom att leverera interaktiva tjänster såväl inom kommunorganiationen som till medborgare och andra intressenter.

IT skall användas för att främja ökad konkurrensförmåga, positiv ekonomisk tillväxt och höjd livskvalitet.

IT skall användas där den tillför ett mervärde samt vara tillgänglig alla tider på dygnet.

IT skall som arbetshjälpmedel användas i undervisning, dvs som inlärningsstöd, utvecklingsstöd och administrativt stöd, vid förmedling av information, i befintliga verksamheter samt vid nyetablering av verksamheter.

IT skall vara enkel, självförklarande och säker att använda.

IT skall säkerställa möjligheter till utveckling av arbetsorganisationen, t ex distansarbete.

Som synes är det i stort omformuleringar av lika innehåll med tillägg i den "nya" visionen av "interaktiva tjänster" och "utveckling av arbetsorganisationen".
Om vi ser till hela programmet så har det fastställda programmets IT-strategi fått den ny formulering i "Åtgärdsplan". Innehållet är i stort detsamma med förbehåll av vissa punkter i det fastställda IT-programmet som har åtgärdats helt eller anses överspelade. Det gäller punkter:

Samtliga enheter och enhetschefer skall från 1995 aktivt använda elektronisk post.

Samtliga enheter skall vara anslutna till kommunens nätverk från 1995.

IT skall från 1997 användas inom samtliga årskurser i grundskolan, samtliga program/grenar i gymnasieskolan samt i den kommula vuxenutbildningen.

Bibliotek och skolor skall tillsammans med andra offentliga lokaler från 1996 spela en viktig roll som informationscentraler.

Kommunal information skall från 1996 kunna nås på ett enkelt, självförklarande och snabbt sätt.

IT-programmet har för Eva Joelsson främst varit som framkom ovan (4.2), samt som förgrundsgestalt för att de nu ser lyckade projekt inom kommunen som rör IT (nämner BIT-projekt och Elektronisk handel). IT-projekten har även de setts som främst pilotprojekt i syfte att sprida kunskapen och erfarenheterna vidare i nästa projekt. "Sprider vingar på vattnet" (Joelsson).

Eje Karlsson uttrycker det så här: "Vi har ungefär en hyllmeter av sådana här program, och dem är hyllvärmare.". Han säger dock att det är bra att ta fram program när man startar första gången för att det väcker då en process ute hos dem som jobbar med det. Rätt utformade är dem användbara som påtryckningsmedel. Tycker i dessa avseenden att IT-programmet fyllt en viktig funktion. "Just nu känns det som det är lite överspelat."(Karlsson).



4.4 IT-projekt

Ett antal IT-projekt har initierats i regi av eller i samverkan med Linköpings kommun. En del av dessa listas nedan, där de som är understrukna ges en beskrivning nedan. I beskrivningarna kommer även kommentarer ges för att understryka förhållanden som är viktiga att uppmärksamma som tecken på IT-tänkande.
Listan över IT-projekt och visst material kring dem hämtades från Linköpings kommuns hemsida, specifikt; (http://www.linkoping.se/kommun/it_verksamhet/IT_projekt/default.asp
(1998-11-02)).

ADB-projekt
Barn och Ungdomsnämnd
Berzeliusskolans IT-Cafe
Biblioteksprojektet
BIT-projektet
Digitalt centrum
Distansarbete
Elektronisk handel
Exchange
Gemensam standard och policies
Informationsprojektet
IT-dygnet
IT-Program
IT-Vision
Konsult & Service
LejoNet
LinGis
Nät- & teleprojekten
Persondatabas
Politikeranslutning
Produktionens IT
Projekt 2000
Samarbetsprojektet
Skolprojektet
Smart Card
Sociala förvaltningen
VRS - Linköpings Centre for
Virtual Reality and Simulation
WWW-servern
Ärendehantering
Övriga förvaltningar

Barn- och ungdomsnämnden och dess kansli ska hantera sina handlingar, dokument och presentationer elektroniskt i så stor utsträckning som möjligt. Tjänstemän och politiker ska kommunicera med hjälp av modern IT-utrustning. Politiker och tjänstemän ska ha möjlighet att konferera elektroniskt och söka handlingar och annat material via internet. Barn- och ungdomsnämndens offentliga material ska göras tillgängligt elektroniskt för allmänheten. Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för områden barnomsorg, grundskola, särskola och fritidsgårdsverksamhet. Barn- och ungdomsnämndens uppgift är att ta tillvara kommuninvånarnas intresse genom att utifrån givna ramar beställa verksamhet av så god kvalitet som möjligt. Barn- och ungdomsnämnden, som är en beställarnämnd, har inget arbetsgivaransvar.

I en rapport från Ledningsgruppen för IT till Kommunstyrelsen 1998-08-21 kan vi läsa om Barn- och ungdomsnämndens erfarenheter att verka som elektronisk nämnd. (Linköpings kommun:1998:Barn- och ungdomsnämnden som elektronisk nämnd):

Barn- och ungdomsnämnden har lämnat två delrapporter och en slutrapport från den tvååriga projekttiden. Nämnden konstaterar att syftet delvis inte kunnat uppnås , orsakat av att viss utrustning saknats och att tekniska fel har förekommit . Nämnden pekar på att e-post används frekvent, utskrifter tar tid och att individualiserad utbildning krävs. Nämnden är dock positivt inställd till att fortsätta på den inslagna vägen . Den 17 april 1998 hade ledningsgruppen ett erfarenhetsutbyte med barn- och ungdomsnämnden, konsultstyrelsen och produktionsstyrelsen. Även då övervägde de positiva erfarenheterna. Ledningsgruppen uppdrog då åt styrgruppen att ta fram förslag till hur informationsförsörjningen till politiker ska läggas upp. Med anledning av det uppdraget har en enkät genomförts. Den visar på nödvändigheten av att arbeta vidare inom vissa områden. Ledningsgruppen betonar vikten av att dra nytta av de kunskaper och erfarenheter som barn- och ungdomsnämnden och enkäten redovisat , såväl positiva som negativa, för fortsatt arbete med att göra information tillgänglig och ansluta flera politiker till kommunens nät. Detta är nödvändigt för att skapa ökad efterfrågan på tillgänglig information samt nya rutiner för att få effektiv administration. Frågor som behöver bearbetas vidare gäller teknik, utbildning och hantering av handlingar . Även vissa legala frågor kan behöva ses över. Diskussion förs med SKILL AB om att utvärdera de investeringar som gjorts i IT för politiker och kommunledningskontoret och vilken effekt dessa fått som underlag för beslut om fortsatt utveckling.

Som synes är erfarenheterna tudelade, vilket jag markerat med kursiveringar.

"BIT " är en förkortning av B roar med IT och syftar till att bygga broar med IT, broar som överbryggar klyftor och skapar mötesplatser. BIT är ett skolutvecklingsprojekt i Kinda och Linköpings kommuner. Projektet är inriktat mot skolan men har förgreningar till områden utanför skolan. Projektet syftar också till att pröva och utveckla metoder, där IT kan medverka till att höja kvalitén på verksamheten. BIT-projektet har tre huvudspår.

Ny pedagogik i en skola flexibel i tid och rum, till innehåll och resurser
NOT - öka intresset för Naturvetenskap Och Teknik
Skola, bibliotek och museum i IT-samverkan

Både Eva och Eje ser BIT-projektet som ett utmärkt exempel på en lyckad satsning och detta av främst tre anledningar. Först att den visar att satsning och formulering av IT-program kan ge reella effekter. För det andra visar den ITs verkningar och effekter inom skolan. För det tredje att det är ett exempel på samarbete mellan två kommuner med IT som verktyg.

Projektet Gemensam standard syftar till att göra det enkelt för kommunens personal och andra att kommunicera via IT. Kommunstyrelsen har slagit fast viss standard för exempelvis kommunikationsnät - alla skall finnas i samma nät -, vilka protokoll som skall användas - TCP/IP och ISDN, policies för data- och telefonikommunikationstjänster, vilka operativsystem som får användas, att PC är standardmaskin samt att kommunen skall använda MS Exchange. LKDATA har fått ledningsgruppens uppdrag att ta fram förslag och policies, med senare fastställelse i ledningsgruppen och presentation till kommunens organisation. Märk att detta beskriver den tekniska grunden för en kommunikativ bas för kommunens personal. Tekniska komponenter i en uppkopplad organisation ger den nödvändiga tekniska infrastrukturen att koppla samman personer, men skapar inte självt den personellt uppkopplade organisationen. Man kan ha hur många datorer och kommunikationsmöjligheter de emellan som helst med gemensam standard utan att det har någon effekt om ingen använder dem. En av IT-programmets syften var att se till att den tekniska kommunikativa basen blev genomförd, och har på grund av det fått kritik enligt Eva med hänvisning till sitt tekniska innehåll. Kommunen har dock genom uppmärksamhet och genomförande av gemensam standard lagt en god grund för den personellt uppkopplade organisationen.

Projektet LejoNet i Mjärdevi Science Park var startpunkten på vad som kunde bli Sveriges första och största försök att fullt ut integrera en stad med hjälp av ett bredbandigt lokalt nätverk. Det var även det första IT-projektet för Linköpings kommun. Det övergripande målet för projektet var att öka användningen av IT inom Linköpings Kommun, med startpunkt i Mjärdevi Science Park. Ramarna för projektet drogs upp tillsammans med Telia och presenterades för kommunstyrelsen. Projektidén bifölls och kommunledningskontoret utsåg projektledare och inbjöd Telia till samarbetet. Antalet andra operatörer som kan erbjuda företagen nätmöjligheter och domäner blev dock under tiden alltfler, vilket ledde till LejoNet avvecklades under hösten 1998. Projekt LejoNet blev enligt Eje inte lyckosamt för kommunen men blev mönsterbildande för Telia.

LINGIS är samlingsnamnet på LIN köpings Kommuns G eografiska I nformationsS ystem och är ett UNIX baserat informationssystem bestående av flera delsystem. LINGIS är tänkt att på sikt innehålla ett samlat planeringsunderlag för kommunal planering inom de sektorer där ett informationssystem kan användas och avser både kartor och attributdata. Systemet innehåller flera delsystem som upphandlas från olika leverantörer och konsulter. Lantmäteriverket
är leverantör av basprogramvaran och vissa data. LINGIS används för närvarande för produktion av olika typer av underlagskartor och för analys av fastighets och befolkningsdata. LINGIS nämns i IT-programmet som särdeles viktigt för att få ett säkrare och mer korrekt planeringsunderlag. Både Eva och Eje säger att LINGIS inte fått den uppmärksamhet och användning inom kommunen som önskvärt. Särskilt gäller det bland vissa beställarnämnder där man inte fullt har förstått geografiska informationssystems användningsområde. Bildningsnämnden skriver i remissvar på förslaget av reviderat IT-program hösten 1998 att nämnden inom sitt verksamhetsområde knappast har någon planering som kan tillföras något genom att använda LINGIS. Detta är olyckligt eftersom det enligt IT-programmet är beställningar från beställarnämnder som ska föreskriva användning av LINGIS (Linköpings kommun:1996:IT-program för Linköpings kommun).

Samarbetsprojektet inkluderar aktiviteter som deltagande i Östergötlands IT-Kommission, samverkan med Linköpings Universitet och Norrköpings kommun samt kontakter mellan IT-organisationen och företag i Linköping och andra kommuner. Östergötlands IT-kommission är avvecklad och dess funktion avdelad till ÖSTSAM-projektet. Östsam är det nya samarbetsorganet för länets 13 kommuner och landstinget som kommer i effekt i och med årskiftet 1998/1999. Denna till i början ideella förening kommer arbeta med frågor som rör EU, näringsliv, turism, utbildning och IT (Östgötakorresondenten:1998-12-18).

Projektet ärendehantering är inne i ett skede där en grupp inom kommunledningskontoret tar fram förslag till gemensamma regler för arkivering och presentation av i första hand protokoll och handlingar för kommunfullmäktige och kommunstyrelser med utskott och beredningar samt beställarnämnderna. I en kommande etapp kommer frågor om diariehantering och ärendegång att prövas med sikte på att få ett modernt system som kan hantera ärendeströmmarna med möjligheter till åtkomst för politiker och förvaltning på "rätt" nivå. Oklart hur långt arbetet kommit idag.