Kommunala IT-system finns i ett särpräglat organisatoriskt sammanhang. Denna organisatoriska miljö innebär oftast en politisk styrning tillsammans med en "tjänstemannastyrning" (Goldkuhl:1998).


5.1 IT-organisation

Låt oss ta en närmare till på den organisationsbild som gäller för Linköpings kommuns behandling av IT-frågor.

Kommunfullmäktige beslutar om mål, vision, policy och resursramar för hela
den kommunala verksamheten inklusive IT.

Kommunstyrelsen ansvarar för IT-frågor av kommunövergripande och
verksamhetsövergripande karaktär.

Ledningsgruppen för IT bevakar för kommunstyrelsens räkning IT-området samt
initierar förslag till revideringar av IT-vision, IT-policy, strategier och
åtgärder med syftet att öka användningen av IT och att effektivisera den
kommunala verksamheten.

Styrgruppen för IT samordnar kommunens IT-verksamhet och initierar i
ledningsgruppen aktiviteter inom IT-området samt sprider kunskap om pågående
och planerade IT-projekt.

Respektive nämnd/styrelse och enhet ansvarar för att IT-programmet
efterlevs.(Linköpings kommun:1996:IT-program för Linköpins kommun)

Strukturen för IT-organisationen har genomgått förändringar. Den bild som gavs ovan under IT-organisation är den som varit rådande sedan det första IT-programmets införande 1996. Där ser vi att Kommunfullmäktige är rent beslutande instans, medan Kommunstyrelsen är det organ som har ansvaret för IT-frågor i kommunen. Denna uppdelning mellan beslutande och verkställande skiljer sig inte från andra kommunala frågor. Till Kommunstyrelsen har dock en Ledningsgrupp knutits, bestående av förtroendevalda, fem till antalet. Denna grupp har inte haft en verkställande funktion, utan varit den instans där IT-frågor särskilt drivits och initierats. Eva Joelsson (Ledningsgruppens ordförande) hänvisar till intresset hos ledamöter som stor orsak till dess funktion och skapande. Till Ledningsgruppen knöt dem en stor grupp tjänstemän (Styrgruppen) från olika delar av kommunen för att få samstyrning av IT-frågor som kan vara av särskilt intresse för kommunen. Styrgruppen är på så sätt den instans som ligger närmast områden utanför kommunledningens gränser. Styrgruppens ledamöter är inte förtroendevalda utan är personer som arbetar både inom kommunledningskontoret men även de som agerar inom utförarenheterna. Utförarenheterna är "egna" och resultatbärande vilket medför en starkare koppling till näringsliv och en så kallad "marknad".

Ledningsgruppen är från och med årskiftet 1998/1999 avvecklad. Den har fungerat som en kommitté direkt åt Kommunstyrelsen och enligt Eva Joelsson är nu "grundjobbet gjort så att..kommunstyrelsen direkt kan fortsätta det jobb som vi lagt grunden till". På frågan om anledningen till Ledningsgruppens avskaffande hänvisar hon till att många andra i organisationen missuppfattat delningen av ansvar. "Många...trodde att det var vi som gjorde jobbet, eller ska göra jobbet." Då föreslåg hon att Ledningsgruppen skulle avskaffas. Kommunstyrelsen tar över gruppens uppgifter och däri även IT-programmets utformning. Eje Karlsson ser Ledningsgruppens avskaffande som extremt olyckligt, av några skäl. Man har haft en Ledningsgrupp som varit intresserad av sin uppgift. En Ledningsgrupp som har engagerat sig i IT-frågor, en Ledningsgrupp som haft förmågan att ha en öppen diskussion, samt en Ledningsgrupp som låtit de berörda parterna vara närvarande och lyssna på diskussioner.

Eje uttrycker även att han tänker avskaffa Styrgruppen och göra om den till två delar. En del som har med "ren IT att göra", mera en form av "polis" som har överblick över standard, kommunikationsplattformar, och som informerar innan genomförande och förändring. Andra delen mera då en utvecklingsinriktad gruppering där informationsteknik ses som en teknik att verka tillsammans med verksamhetsutveckling och projekt. En grupp som ser IT utifrån ett omvärldsperspektiv, en strategisk instans. Inga politiker önskas ingå i den nya "Styrgruppen".

Ett viktigt IT-organ inom IT-arbetet är LKDATA , en enhet vi finner inom Konsult & Service (K&S). Konsultstyrelsen är en den kommunala styrelse, tillsatt av kommunfullmäktige, med arbetsgivaransvar för personalen inom Konsult & Service. Kommunfullmäktige avsätter inga medel för verksamheten, som är helt konkurrensutsatt. Konsult & Service uppgift är att på affärsmässiga villkor arbeta med de tjänster och verksamheter som kommunkoncernen har behov av, stötta den kommunala produktionen och bidra till rationalisering och effektivisering. Med Konsult & Service hjälp ska de kommunala enheterna kunna lägga så mycket som möjligt av sina resurser på egen kärnverksamhet.

Inom Konsult & Service finns tio enheter och totalt cirka 370 anställda = 316 årsarbetare.Varje enhet har fullt resultat- och verksamhetsansvar och leds av en chef. Konsultstyrelsen har även tillsatt en chef med totalansvar för hela verksamheten. (http://www.linkoping.se/kommun/konsult_service/ (981210)

LKDATA är IT-resursen inom Linköpings kommun och är för närvarande formerad i fem operativa enheter. De arbetar med ett flertal externa konsulter. Har ramavtal med MANDATOR, som ger möjligheter till erfarenhetsbyte på många områden. Alfaskop, IMS och Owell är samarbetspartners när det gäller PC-, server-, och kommunikationsteknik. Med Alfaskop har de även ett separat avtal om kvalificerade konsulttjänster som även kan utnyttjas av övriga enheter inom kommunen. För externa databastjänster samarbetar LK DATA exempelvis med Enator. (LKDATA Nytt :1997:1)Saknar LKDATA egen kompetens så fungerar de även som kommunens kunskapsuppköpare.

Roland Videsäter målar upp en bild av "koncernen" (kommunen), där beställar-utförarmodellen styr mycket. Stora kakan av utförare och säljare (K&S och Produktionen) ligger dels utanför Kommunledningens instruktioner, de utsätts även för konkurrenstryck. Vill gärna påvisa ett företagstänkande. Använder koncern som begrepp, ser de nio inom K&S som egna starka aktörer, gäller även Produktionen.
Viktigt att komma ihåg skillnad mellan Kommunledning med dess myndigheter (Soc, Bygg, Miljö) och de utförare som gör arbetet.

LKDATAS roll som både konsult och leverantör till kommunen visas även genom att Kommunledningen köper LKDATAS chef som en IT-strateg där han går in i IT-organisationen. Eva Joelsson menar att att det kan finnas fog för kritik med denna lösning eftersom LKDATA (dess chef) både blir säljare och kund.

LKDATA har tre roller för Eje Karlsson i sin funktion som IT-samordnare på Kommunledningskontoret. De är konsulter, de är operatörer, och i viss mån har de en "polisiär" funktion. De gillar enligt Eje inte riktigt den sista rollen. Med polisiär menas att de ska ha en kontrollerande funktion.

I den budget som Konsultstyrelsen presenterat för perioden år 1999-2002, kan vi se hur LKDATA ser på det fortsatta arbetet inom kommunen. Under planperioden beräknas nya system tas i bruk, inom såväl etablerade som nya områden. Produktionen och kommunledningen inför nya verksamhetssystem. Ekonomisystemet Agresso kommer att uppgraderas i ny version och hanteras under Windows. Nytt lönesystem kommer att införas. Användningen av interna informationshanteringssystem - Intranät- kommer att öka. Elektronisk handel genomförs successivt såväl vid externa som interna affärer. Kraven på kundtjänstfunktionen kommer att öka i takt med den ökande förekomsten av persondatorer och därmed sammanhängande bruket av kraftfulla och komplicerade programvaror. Behovet av tillgång till avancerade kommunikationshjälpmedel, inom hela IT-området (såväl data som telefoni) kommer att kräva ökade personella resurser och ökad bandbredd i befintliga nät samt utbyggnad av befintliga nät. Inom teleområdet kommer utvecklingen att gå mot alltmera integrerade tjänster där telefoni och övrig IT samverkar. Datordriftsidan kommer under planperioden att bli föremål för fortsatt omstrukturering, från större gemensamma driftresurser till verksamhets- eller applikations dedicerade servrar. Inom konsultsidan kommer behoven av kvalificerade projektledare och behov av kompetent konsulthjälp vid anskaffning/ upphandling av IT-stöd att öka.

LKDATA ser även positivt på att satsningen på verksamhetsutveckling nu funnit en marknad utanför kommunen (LKDATA Nytt :1997:1).

Sammantaget kommer detta att påverka LKDATA`s arbetsuppgifter och arbetssätt och ställa ökade krav på flexibilitet, kompetens, kvalitet och tillgänglighet. Inversteringsinsatser är under planperioden beräknade till ca 1500 tkr/år
(Linköpings kommun:1998:Plan 1999-2002 för Konsultstyrelsen)