SVENSKA WHIPPETKLUBBEN

PROTOKOLL
Styrelsemöte

Svenska Whippetklubben

Dag: 2006-10-22

Plats: Älvsjö, Stockholm

Närvarande: Åke Cronander (ordförande), Kicki Sandell (sekreterare), Diack Hallin, Inger von Matern, Roger Wiklund

Frånvarande: Mats Owe Ingvarsson, Petronella Thunblom, Ingela Kyrklund

§ 20 Mötets öppnande & val av justerare
Ordförande förklarade mötet öppnat. Roger Wiklund valdes till justerare.

§ 21 Fastställande av dagordning
Dagordningen fastställdes enligt förslag, med tillägg av följande punkter: a) Inofficiella utställningar 2007 b) kvalitetsarbete c) annons i brittiska biennialen

§ 22 Genomgång av föregående mötesprotokoll
Föregående mötes protokoll gicks igenom.
Rättelse avs § 13 Kongressen 2008. En av de inbjudna domarna har fått fel efternamn. Hennes namn är Claire Newcombe (Pennyworth).
Beslutades därefter lägga protokollet till handlingarna.

§ 23 Inkommande och utgående skrivelser
" Från Mary Lowe (Nimrodel), England som tackar ja till att döma SW:s riksutställning 2008.
" Från Brian Doherty (Martinique), Australien som tackat ja till att döma SW:s riksutställning 2007.

§ 24 Ekonomisk rapport
Kassören meddelar att kontoställningen på SW:s konton är följande:
3 76 95-4 (huvudkonto) 74.612:10 kr
3 72 418-4 (shopen) 19.885 kr, samt en handkassa på 2.000 kr
415 61 57-2 (utställning) 82.442:71 kr

Totalt tillgångar: 178.939:71 kr
Varav 4.000 kr är öronmärkta för kongressen.
Utstående skulder finns på totalt 19.050:50 kr (varav 15.049 kr avser Whippetbladet nr 106). Detta kommer att dras fr ovanstående totalsumma.

Totalt har klubben nu 511 medlemmar, varav 331 är huvudmedlemmar, 113 valpgåvomedlemskap, 63 familjemedlemmar och 4 hedersmedlemmar.

Kassören har ställt ett antal frågor till styrelsen som behandlades under denna punkt:

a) Valpgåvomedlemskap: Höjningar av medlemsavgift beslutas av årsmötet. Höjningen gäller aldrig retroaktivt. Den beslutade höjningen till 150 kr på årsmötet 2006 avser valpgåvomedlemskap för verksamhetsåret 2007/2008. Beslutades att valpgåvomedlemskap som betalas in efter 1.4.2007 avser verksamhetsåret 2007/2008. Valpköparen får då ett brev från klubben, ett gammalt nummer av Whippetbladet, samt alla nummer för verksamhetsåret 2007/2008. Valpköparen har rätt att ställa ut sin hund både under verksamhetsåret 2006/2007 och 2007/2008.

b) Höjning av avgift för länkar från hemsidan: Beslutades att inte höja avgiften.

c) Flytt utan automatisk eftersändning: Beslutades att om en medlem flyttar och inte har ordnat automatisk eftersändning, kan SW skicka ut Whippetbladet igen till den nya adressen, om den meddelats till kassören.

d) Medlemskap för att ställa ut: För att ställa ut valpar krävs inget medlemskap. För att ställa ut vuxna hundar krävs medlemskap. Ansvarig för SW:s utställningskonto (Mats Owe Ingvarsson) kontrollerar när han får in anmälningsavgifter för utställningar, att den som anmält hund är medlem i SW. Är personen inte medlem ska detta meddelas arrangören av utställningen som får kontakta den aktuella utställaren. Vill personen inte bli medlem i SW, kan denne inte heller ställa ut sin hund. Kassören måste skicka Mats Owe uppdaterade medlemsmatriklar kontinuerligt. Ovanstående avser svenskägda hundar. För vuxna utlandsägda hundar krävs inte medlemskap i SW för att de ska få delta på våra utställningar.

e) Kassören påminner styrelsemedlemmarna om vikten av att redovisa reseräkningar på ett korrekt sätt. Kassören vill alltid ha uppgifter om från och till vilken ort resan gjorts och hur många mil man kört. Kvitton kan scannas och mailas till kassören, men originalkvitto måste ändå sändas per post till kassören. Uppdrogs åt kassören att maila reseräkningsblanketter till samtliga styrelsemedlemmar.

f) Kassören meddelar att den dubbla räkningen från posten för porto Whippetbladet nr 106 till utländska medlemmar, har bestridits.

g) Kassören meddelar att det inte gått att öppna ett särskilt bankkonto för medel till kongressen. Kassören vill istället placera inkomster som avser kongressen på shopenkontot. Beslutades att kassören kan placera medel för kongressen på det mest lämpliga kontot, under förutsättning att dessa medel redovisas särskilt från klubbens övriga tillgångar.

h) Kassören frågar hur vi ska se på uppfödare som använder klubbens valpförmedlingen och sedan inte betalar valpgåvomedlemskap till sina valpköpare. Konstaterades att skänkta valpgåvomedlemskap är ett krav för att få använda klubbens valpförmedling. Uppdrogs åt ordföranden att påminna om detta i ordförandens rader, samt komma med ett förslag avs nya medlemsavgifter till nästa styrelsemöte.

Beslutades uppdra åt kassören att redovisa lokalutställningarnas ekonomiska utfall per utställning.

§ 24 Avrapportering kommittéer, Whippetbladet och hemsidan etc
" Whippetbladet: Fortfarande saknas material från årets lokalutställningar. Beslutades att redaktionen får publicera det material man har. Redaktionen föreslår också att annonspriset för extra bilder till ofärdiga annonser höjs till 70 kr, samt att annonsalternativet ½ sida införs. Beslutades i enlighet med redaktionens förslag, samt att priset för en ½ sides annons ska vara 150 kr.
" Informations och utbildningskommittéen: Anna Lena föreslår att SW startar en uppfödarutbildning efter Chinese Crested klubbens modell. Se http://www.ccclub.se/ Förslagsvis kunde kontaktpersonerna ordna studiecirklar eller träffar och examination genomförs sedan av särskilt utsedda personer. Beslutades uppdra åt Anna Lena att inkomma med ett mer konkret förslag till nästa möte. Påpekades att ev utbildning ska vara baserad på klubbens RAS och lätt kunna genomföras i hela landet. Utbildningen ska inte vara tvingande.
" Valpförmedlingsregler: Det har från flera håll påpekats att kullar som ligger ute på SW:s hemsida under "aktuella kullar" och som anmälts till valpförmedling, inte uppfyller valpförmedlingsreglerna. Det har rört sig om tikens ålder samt om avsaknad av utställningsmeriter. Påpekades att reglerna ska följas och att kullar som inte uppfyller reglerna ska inte heller kunna få valpförmedling. Beslutades uppdra åt webmaster att förtydliga valpförmedlingens regler på hemsidan. Uppdrogs vidare åt webmaster att i det fall en kull som inte uppfyller kraven av misstag kommer med under "aktuella kullar", ta bort denna och skriftligen meddela uppfödaren varför detta gjorts.
" Hemsidan: Inget att rapportera.
" Kontaktpersonerna: Roger har kontaktat samtliga kontaktpersoner och även haft ett telefonmöte med samtliga, utom Åsa Tapani. Alla är intresserade av att fortsätta. Kontaktpersonerna vill ha medlemsregistret. Uppdrogs åt Roger att beställa medlemsregistret från kassören och vidarebefordra till kontaktpersonerna. Kontaktpersonerna undrar om det är möjligt att få sponsring från klubben till vissa aktiviteter. Grundtanken är att ev aktiviteter ska finansieras av deltagarna själva, men i vissa fall kan det vara befogat att klubben sponsrar aktiviteter. Arrangören måste dock först få ett godkännande från styrelsen, så att aktiviteten inte är för dyr eller krockar med andra arrangemang. Beslutades att kontaktpersonerna får en egen "knapp" på hemsidan och de får presentera sig och sina aktiviteter i Whippetbladet. Roger kommer att hålla fortsatt kontakt med kontaktpersonerna.

§25 Kongressen 2008
Kicki och Inger presenterade det skriftliga material som arbetats fram. Se bilaga 1. Uppdrogs åt samtliga styrelsemedlemmar att studera materialet och komma med synpunkter, senast till nästa styrelsemöte.
Beslutades uppdra åt Magnus Hagstedt att bjuda in de föreslagna föredragshållarna skriftligen. Av inbjudan ska tydligt framgå att föredragshållarna inte kommer att erhålla någon ersättning från SW (ej heller för resa eller logi).
Beslutades ta ut en anmälningsavgift. Vid anmälan fram till 1.11.2007 är anmälningsavgiften 500 kr. Vid anmälan under perioden 1.11.2007 -1.1.2008 är anmälningsavgiften 700 kr. Anmälan ska vara bindande och inbetald anmälningsavgift återbetalas ej utan giltiga skäl.
Den slutgiltiga konferensavgiften blir beroende av sponsring och antalet deltagare.

Beslutades att SW håller sin riksutställning 2008 separat och inte i samarbete med SvVK/Ö. Beslutades hålla utställningen över 2 dagar (fredag 11/7 och lördag 12/7), hanar bedöms den ena dagen och tikar nästa. Uppdrogs åt Inger att boka Skokloster för SW:s räkning 2008. Uppdrogs också åt Inger att boka 15 rum för SW:s räkning på hotellet, samt höra med hotellet om det är lämpligt/möjligt att SW tar hand om övriga bokningar, dock utan att garantera att hotellet blir fullt.

§26 Domarkonferens 2007
Arbetet pågår och arbetsgruppen räknar med att vara klara med materialet före årsskiftet.

§27 Utökande av rasregister med whippet Kjell Lindström
Styrelsen har inget att invända mot att Kjell Lindström utökar sitt rasregister med whippet.

§29 Entledigande av styrelseledamot
Helene Mörling har begärt att bli entledigad från sitt styrelseuppdrag. Beslutades bevilja begäran.

§ 30 Inofficiella utställningar 2007

Uppdrogs åt Dick att kontakta samtliga arrangörer och höra om de kommer att arrangera utställning 2007 och påminna dem om att PM till vår/sommarutställningarna måste publiceras i Whippetbladets julnummer nr 107.

§ 30 Kvalitetsarbete
Ordförande presenterade det arbete som hittills gjorts. Uppdrogs åt samtliga styrelsemedlemmar att läsa igenom materialet och komma med synpunkter, senast till nästa styrelsemöte.

§ 31 Annons i The Whippet biennial
Beslutades att klubben som vanligt ska ha två sidor annons i biennial till en kostnad av £50/sida. Beslutades att uppdra åt Magnus Hagstedt att ombesörja annonseringen och att i annonsen göra reklam för kongressen.

§ 32 Mötets avslutande och nästa möte
Beslutades att hålla nästa möte söndagen den 21 januari 2007 kl 13.00, hemma hos Inger von Matern, Bredsandsvägen 51, Enköping

Åke Cronander ordf Kicki Sandell, sekr

Roger Wiklund, justerare